Được xây dựng trên nền tảng mã nguồn mở, đã qua kiểm thử của Viện Chiến Lược TT&TT và đang được sử dụng rộng rãi trong các cơ quan hành chính sự nghiệp nhà nước.

DOC - Phần mềm Quản lý Văn bản và hồ sơ công việc NeoDOC - Phần mềm Quản lý Văn bản và hồ sơ công việc

NeoDOC là một sản phẩm phần mềm chuyên sâu về công tác quản lý văn bản, tận dụng các thế mạnh của công nghệ mã nguồn mở tạo thành một hệ thống hoàn chỉnh chứa đựng hầu hết các tính năng cơ bản và nâng cao mà các đơn vị hành chính và doanh nghiệp cần có. Các nghiệp vụ phức tạp như xử lý văn bản đến, văn bản đi, tra cứu, thống kê báo cáo...trước khi đưa vào hệ thống đều được khảo sát và phân tích kỹ, tổ chức thành các phân hệ chuyên biệt, nhưng vẫn đảm bảo liên kết chặt chẽ và kế thừa dữ liệu. Quá trình gửi, nhận, luân chuyển, ban hành... văn bản cũng được tiêu chuẩn hóa theo quy trình đặc thù của từng đơn vị, phòng ban và thực hiện hoàn toàn trên phần mềm.

Chức năng hồ sơ công việc hỗ trợ người dùng thu thập, lưu văn bản thành các tập hồ sơ có cấu trúc cây để cá nhân sử dụng và chia sẻ với các thành viên khác trong hệ thống.

Ngoài khả năng vận hành độc lập, đây còn là ứng dụng mang tính trọng tâm, thường được dùng kết hợp với các phần mềm chuyên ngành khác (Hồ sơ hành chính, Khiếu nại tố cáo, ...) hỗ trợ cho số các công văn cấp phép, công văn trả lời cho dân và tự động hoàn trả công văn đã có số tới phần mềm gửi yêu cầu.

 

1. Danh mục văn bản:

Cho phép khai báo các danh mục chuẩn dùng chung cho cả hệ thống, cấu hình dữ liệu ràng buộc để các phân hệ chức năng có thể hoạt động phù hợp với chế độ quản lý văn bản hiện hành của đơn vị.

2. Quản lý văn bản đến

  • Tiếp nhận văn bản đến đơn vị.
  • Tiếp nhận văn bản đến phòng ban.
  • Tiếp nhận văn bản qua mạng.
  • Cập nhật thông tin văn bản đến
  • Vào sổ văn bản đến
  • Nhắc việc (bao nhiêu văn bản đến cần xử lý, đúng hạn, trễ hạn..)
  • Thu thập văn bản vào HSCV
  • Liên kết văn bản
  • Xóa văn bản đến
  • Văn bản lưu (nhập và kết thúc văn bản, không qua xử lý)
  • Nhập đề xuất cho lãnh đạo
  • Xử lý thay lãnh đạo
  • Xử lý văn bản theo quy trình đơn vị/ phòng ban:
  • Chuyển xử lý
  • Trình lãnh đạo
  • Phân công
  • Gia hạn
  • Soạn văn bản đi trả lời văn bản đến
  • Báo cáo kết quả thực hiện
  • Góp ý cho người xử lý chính
  • Thay đổi cách thức xử lý
  • ...
  • Rút lại văn bản đã chuyển
  • Trả lại văn bản không thuộc thẩm quyền xử lý
  • Kết thúc một văn bản đến

3. Quản lý Văn bản đi

  • Soạn văn bản đi
  • Nhập văn bản phát hành
  • Thu thập văn bản vào HSCV
  • Liên kết văn bản
  • Sửa, xóa văn bản đi
  • Trình văn bản đi lên lãnh đạo
  • Chuyển văn thư
  • Phát hành văn bản tới phòng ban
  • Phát hành văn bản qua mạng
  • Rút lại văn bản đã chuyển
  • Trả lại văn bản không thuộc thẩm quyền xử lý
  • Kết thúc một văn bản đi

4. Quản lý Văn bản nội bộ

  • Soạn văn bản nội bộ
  • Sửa, xóa văn bản nội bộ
  • Chuyển xử lý văn bản nội bộ
  • Rút lại văn bản đã chuyển
  • Trả lại văn bản không thuộc thẩm quyền xử lý
  • Kết thúc một văn bản đến

5. Quản lý Văn bản pháp quy

  • Thêm văn bản pháp quy
  • Xóa, sửa văn bản pháp quy
  • Đồng bộ văn bản pháp quy: lấy thông tin văn bản pháp quy dựa trên văn bản đi.

6. Quản lý Hồ sơ công việc (HSCV)

  • Thêm HSCV
  • Sửa, xóa HSCV
  • Thu thập văn bản vào HSCV
  • Xem chi tiết một HSCV và các văn bản bên trong
  • Chia sẻ HSCV với người dùng khác.
  • Vô hiệu tạm thời HSCV và kích hoạt lại khi cần

7. Quản lý tra cứu:

  • Tra cứu văn bản đến
  • Tra cứu văn bản đi
  • Tra cứu văn bản nội bộ
  • Tra cứu văn bản pháp quy
  • Tra cứu hồ sơ công việc
  • Kết xuất dữ liệu để in ấn

8. Quản lý Thống kê – báo cáo

  • Thống kê tình hình xử lý văn bản đến
  • Số liệu văn bản đến đã xử lý, trễ hạn, đúng hạn,...
  • Số liệu văn bản đến qua mạng.
  • Số liệu văn bản đến theo cấp gửi.
  • Thống kê tình hình xử lý văn bản đi
  • Số văn bản đi đã xử lý, trễ hạn, đúng hạn,...
  • Số liệu văn bản đi theo cấp gửi...
  • Thống kê tình hình xử lý văn bản nội bộ
  • Thống kê tình hình xử lý văn bản theo loại văn bản
  • Thống kê tình hình xử lý văn bản theo họp giao ban
  • Thống kê tình hình xử lý thay