Được xây dựng trên nền tảng mã nguồn mở, đã qua kiểm thử của Viện Chiến Lược TT&TT và đang được sử dụng rộng rãi trong các cơ quan hành chính sự nghiệp nhà nước.

ARCHIVE - Phần mềm Quản lý Lưu trữ NeoARCHIVE - Phần mềm Quản lý Lưu trữ

NeoARCHIVE được xây dựng với mục tiêu quản lý, lưu trữ tài liệu điện tử theo quy trình lưu trữ hiện nay của các cơ quan hành chính nhà nước. Các tài liệu cần đưa về kho bảo quản sẽ được tổ chức, sắp xếp theo mô hình cây phân cấp (kho, kệ, hộp, chuyên đề, hồ sơ...), cán bộ văn thư có thể nhập mới các văn bản, tài liệu vào hệ thống hoặc đồng bộ để lấy trực tiếp tài liệu số hóa từ các ứng dụng được tích hợp triển khai, sau đó lập hồ sơ theo nguyên tắc lưu trữ tại đơn vị.

Chức năng phân quyền đảm bảo cho việc khai thác sử dụng, mượn - trả hồ sơ được bảo mật theo quy định.

 

1. Quản lý kho: kho là đơn vị lưu trữ cấp cao nhất, dùng để khởi tạo và quản lý các đơn vị lưu trữ khác dựa trên nó như kệ, hộp, tập hồ sơ/ hồ sơ... Với mỗi kho, người dùng có thể chọn đơn vị quản lý, người quản lý kho...

2. Quản lý kệ: kệ là đơn vị lưu trữ mà đối tượng quản lý chính là các hộp hồ sơ. Với mỗi kệ, người dùng có thể chọn kho để gán vào, quy định số lượng hộp tối đa bên trong, khoảng thời gian lưu trữ (năm bắt đầu đến năm kết thúc)...

3. Quản lý hộp: hộp là đơn vị lưu trữ mà đối tượng quản lý chính là các tập hồ sơ/ hồ sơ. Với mỗi hộp, người dùng có thể chọn kho, kệ, chuyên đề, phòng ban, khoảng thời gian lưu trữ...

4. Quản lý hồ sơ: hồ sơ là đơn vị lưu trữ mà đối tượng quản lý chính là các văn bản, tài liệu có cùng tính chất. Với mỗi hồ sơ, người dùng có thể chọn kho, kệ, hộp, tập hồ sơ, phông lưu trữ, tình trạng lưu trữ, thời gian bảo quản...

5. Quản lý lưu trữ: cung cấp các chức năng tạo mới tài liệu/ văn bản để cán bộ lưu trữ nhập dữ liệu vào hệ thống.

6. Quản lý mượn: cung cấp chức năng quản lý thông tin mượn/ trả tài liệu số hóa.

7. Quản lý điều chỉnh: cung cấp chức năng điều chỉnh lại cấu trúc kho đã tạo.

  • Điều chỉnh kệ từ kho này sang kho khác.
  • Điều chỉnh hộp từ kệ này sang kệ khác.
  • Điều chỉnh các tập hồ sơ từ hộp này sang hộp khác.
  • Điều chỉnh hồ sơ từ tập hồ sơ này sang tập hồ sơ khác.

8. Đồng bộ: cung cấp chức năng để lấy dữ liệu số hóa theo nhiều tiêu chí: ngày hoàn thành, dãy số văn bản đến, dãy số văn bản đi...

9. Thống kê – báo cáo:

  • Thống kê kho
  • Thống kê hồ sơ/ tập hồ sơ
  • Thống kê văn bản đến
  • Thống kê văn bản đi
  • Thống kê mượn văn bản đến
  • Thống kê mượn văn bản đi